Capítulo 6: Tareas administrativas en Windows Server 2012 R2



6.2. Compartir una impresora del controlador de dominio

Cuando nos encontramos en un entorno profesional (oficinas, laboratorios, centros educativos, etc.), no es común que se disponga de muchas impresoras en diferentes lugares de la red. Por el contrario, lo más frecuente es que se disponga de una, o unas pocas impresoras, situadas en una ubicación estratégica para que puedan ser compartidas por un buen número de usuarios.

Las ventajas de esta idea son obvias, ya que no sólo se ahorra en la adquisición de las propias impresoras, sino también en la de sus consumibles. Además, se simplifica su administración (se reduce la cantidad de drivers y el número de recursos compartidos) y también se centraliza.

Para comenzar, veremos cómo establecer la configuración en el lado servidor para compartir una impresora que en este momento es local y sólo está accesible para los usuarios que inicien sesión en el ordenador que actúa como controlador de dominio.

Supondremos que la impresora ya ha sido correctamente instalada y configurada de forma local.

En los siguientes apartados aprenderemos a crear un nuevo grupo cuyos miembros serán todos aquellos usuarios o grupos que estarán autorizados a utilizar la impresora (así, bastará con añadir o quitar miembros a este grupo para controlar quien tiene acceso a la impresora). Después, veremos cómo compartir la impresora sólo con los miembros de ese grupo y, por último, aprenderemos a configurar un equipo cliente para que los usuarios que accedan desde él, y dispongan de permisos, puedan utilizar la impresora.

Crear el grupo de usuarios

Ya vimos en su momento cómo podemos crear un nuevo grupo de usuarios en el Directorio Activo. Aunque básicamente es lo mismo, se ha vuelto a incluir la explicación aquí para ilustrar todos los pasos de una forma secuenciada. No obstante, procuraremos enriquecerlo con algún matiz diferenciador.

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Como siempre en el Administrador del Servidor, nos dirigimos a Herramientas > Usuarios y equipos de Active directory.

En la ventana Usuarios y equipos de Active Directory, hacemos clic en el panel izquierdo, con el botón derecho del ratón, sobre el lugar donde queremos crear el nuevo grupo.

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En el menú de contexto que aparece, elegimos Nuevo > Grupo.

Como en otras ocasiones, aparece la ventana Nuevo objeto: Grupo.

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Nos limitamos a rellenar los datos para el nuevo grupo y hacer clic sobre el botón Aceptar.

Una vez creado el grupo, le asignamos sus miembros. Este proceso lo podemos hacer justo después de crear el grupo, o en cualquier otro momento.

Comenzamos haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre del grupo.

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En el menú de contexto que aparece, elegimos la opción Propiedades.

En la ventana Propiedades del grupo, nos dirigimos a la solapa Miembros que, como podemos ver, de momento se encuentra vacía.

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Para añadir un nuevo objeto, como miembro del grupo, hacemos clic sobre el botón Agregar.

Como en otras ocasiones, nos aparece la ventana Seleccionar Usuarios, Contactos, Equipos, Cuentas de servicio o Grupos. Aquí se trata de elegir uno o varios usuarios o grupos. En nuestro caso, pretendemos añadir dos usuarios y, para ver otra forma de utilizar la búsqueda, nos limitaremos a escribir las primeras letras de los nombres de ambas cuentas, separados por un punto y coma (;).

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A continuación, hacemos clic sobre el botón Comprobar nombres.

Veremos que, en un solo paso, hemos conseguido que aparezcan ambos usuarios como resultado de la búsqueda.

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Ya sólo queda hacer clic sobre el botón Aceptar.

Ahora, en la ventana de propiedades, ya tenemos a los dos usuarios elegidos, como miembros del grupo.

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Hacemos clic sobre el botón Aceptar, para cerrar la ventana Propiedades.

Instalar el rol de Administrador de impresión

El siguiente paso consiste en instalar el rol Servicios de impresión y documentos en el servidor. Probablemente, el proceso te resulte conocido, ya que tiene mucho en común con la instalación del rol Servicios de dominio de Active Directory que vimos en el capítulo 2.

Para comenzar, hacemos clic sobre Administrar y, en el menú que aparece, elegimos la opción Agregar roles y características.

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Si estamos en la página principal, también podemos hacer clic sobre el enlace Agregar roles y características que hay en el panel derecho de la ventana.

En ese momento se iniciará el Asistente para agregar roles y características.

Es importante seguir las recomendaciones del propio asistente en cuanto a asegurarnos de que la contraseña de la cuenta de Administrador es segura, que la configuración de red es correcta, que disponemos de direcciones IP estáticas y que hemos instalado las últimas actualizaciones de seguridad en el sistema operativo.

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Una vez que todo sea correcto, hacemos clic en el botón Siguiente.

Como nos ocurría al instalar los Servicios de dominio de Active Directory, el siguiente paso nos solicita el tipo de instalación. Como entonces, realizaremos una Instalación basada en características o en roles.

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Por lo tanto, elegimos la primera opción y hacemos clic sobre el botón Siguiente.

En el siguiente paso, podremos elegir entre aplicar el nuevo rol a un disco virtual (sin que esté unido a una máquina virtual o que la máquina virtual esté apagada) o a un servidor del grupo de servidores que tengamos definido. En nuestro caso, sólo tenemos un servidor, y será en este donde instalemos el nuevo rol.

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Hacemos clic sobre su entrada y, a continuación, sobre el botón Siguiente.

A continuación, el asistente nos muestra una lista donde elegir el servicio o servicios que queramos instalar. En nuestro caso, elegiremos Servicios de impresión y documentos.

Observa que, a la derecha de la lista, en el cuadro Descripción, aparece una breve explicación del rol sobre el que nos encontremos en ese momento.

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Activamos la entrada Servicios de impresión y documentos.

Esto provocará que el asistente nos muestre un aviso indicando que el rol elegido depende de otros roles y características que necesitaremos instalar también de forma complementaria.

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Nos limitamos a hacer clic sobre el botón Agregar características para permitir la instalación.

Al hacerlo, comprobamos que la línea Servicios de impresión y documentos ya aparece seleccionada.

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Para continuar, hacemos clic sobre el botón Siguiente.

Después de seleccionar los roles, el asistente nos ofrece la posibilidad de instalar características, aunque para nuestro ejemplo no son necesarias.

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Continuamos haciendo clic sobre el botón Siguiente.

Después de esto, aparece una pantalla informativa sobre el servicio que estamos instalando y que debemos leer atentamente. Por ejemplo, nos informa de que, a través de este servicio podemos recibir documentos digitalizados en escáneres de la red y enviarlos a diferentes destinos. Además, contiene información sobre el uso de las colas de impresión y las impresoras compartidas desde los clientes.

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Una vez leído, haremos clic sobre el botón Siguiente.

Una característica que diferencia el rol Servicios de dominio de Active Directory (que instalamos en el capítulo 3) del rol Servicios de impresión y documentos (que estamos instalando ahora) es que, en el caso actual, podemos especificar qué servicios en particular se ofrecerán a los clientes. Podremos elegir entre:

  • Servidor de impresión
  • Impresión en Internet
  • Servicio LPD
  • Servidor de digitalización distribuida.

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Para este ejemplo, seleccionamos sólo la primera opción y hacemos clic sobre el botón Siguiente.

Antes de proceder con la instalación, tenemos la oportunidad de marcar la opción Reiniciar automáticamente el servidor de destino en caso necesario.

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Hacemos clic sobre ella.

Al hacerlo aparece un cuadro de diálogo que nos advierte de que al marcar la opción, pueden producirse reinicios sin notificaciones previas.

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Hacemos clic sobre el botón .

Por último, en la pantalla que resumen de la instalación, podemos comprobar los distintos roles y características que van a instalarse. Como es habitual, si observamos algún error, podemos usar el botón Anterior para retroceder hasta el paso adecuado y realizar las modificaciones.

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Sin embargo, si todo es correcto, haremos clic sobre el botón Instalar.

A partir de aquí, en la parte superior de la ventana podremos ver una barra de progreso que nos mantiene informados del avance de la instalación. Recuerda que ya puedes cerrar el asistente y el proceso de instalación no se interrumpirá. Si lo haces, podrás consultar el avance de la tarea o abrir la ventana del asistente usando el icono que aparece en la parte superior del Administrador del servidor.

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En nuestro caso, nos limitamos a esperar.

Como en este caso no ha sido necesario reiniciar, cuando se complete la instalación, sólo tenemos que cerrar la ventana

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Bastará con hacer clic sobre el botón Cerrar.

Compartir la impresora

Como podrás imaginarte, el siguiente paso consiste en compartir la impresora con el grupo que hemos creado en el apartado anterior.

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Para comenzar, en el Administrador del servidor, elegimos el menú Herramientas y, en su interior, Administración de impresión.

Aparecerá la ventana Administración de impresión. En su panel izquierdo, desplegamos la categoría Servidores de Impresión y, en su interior, el servidor sobre el que estamos trabajando (en nuestro ejemplo, server-2012-a)

Al hacerlo, veremos cuatro subcategorías:

  • Controladores
  • Formularios
  • Puertos
  • Impresoras

Uno de los primeros aspectos que debemos tener en cuenta es que, si la impresora ya está correctamente instalada y configurada de forma local en el servidor, ya dispondremos de los controladores necesarios para imprimir de forma local. Sin embargo, puede ser interesante almacenar también los controladores para los diferentes sistemas operativos del lado cliente que vayamos a tener en nuestra red. De esta forma, no necesitaremos el disco de la impresora para instalarlos de forma local cuando la configuremos en dichos equipos cliente.

Para lograrlo, basta con elegir la categoría Controladores, hacer clic con el puntero del ratón en cualquier lugar libre del panel central de la ventana y, en el menú de contexto que aparece, elegir Agregar controlador.

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Después sólo quedará seguir los pasos del asistente.

En cuanto a la tarea de compartir la impresora, comenzaremos por elegir la categoría Impresoras en el panel izquierdo.

Cuando aparezcan todas las impresoras del sistema en el panel central, hacemos clic con le botón derecho del ratón sobre la impresora que vamos a compartir.

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En el menú de contexto que aparece, elegimos Propiedades.

A continuación, en la ventana Propiedades de la impresora, nos dirigimos a la solapa Compartir y, en su interior, activamos la opción Compartir esta impresora.

Esto provocará que se habiliten las opciones contenidas en el cuadro Compartir esta impresora. En su interior, podemos escribir un nombre para el Recurso compartido (que será el nombre con el que se vea la impresora en la red). De forma predeterminada, aparecerá el mismo nombre que tiene la impresora en el controlador del dominio.

También debemos habilitar la opción Presentar trabajos de impresión en equipos cliente y Mostrar lista en el directorio.

Por último, podremos utilizar el botón Controladores adicionales para realizar la misma tarea que hemos explicado en la figura 2 de este apartado. Si embargo en nuestro caso, esto no será necesario.

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Cuando acabemos, haremos clic sobre el botón Aplicar.

El siguiente paso consiste en ajustar los permisos, por lo que comenzamos haciendo clic en la solapa Seguridad. A continuación, deshabilitaremos el acceso para el grupo Todos. De esta forma, sólo podrán utilizar la impresora los usuarios que habilitemos a continuación.

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Hacemos clic sobre Todos y, a continuación, volvemos a hacer clic sobre el botón Quitar.

Como seguro que esperabas, el siguiente paso será añadir el grupo que hemos creado en el apartado anterior.

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Hacemos clic sobre el botón Agregar.

Se abrirá la ventana Seleccionar Usuarios, Equipos, Cuentas de servicio o Grupos que conocemos de otras ocasiones.

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En ella, hacemos clic sobre el botón Opciones Avanzadas.

Vemos que la ventana cambia de aspecto para mostrarnos las características avanzadas. A continuación, en la lista que hay junto al cuadro Nombre, nos aseguramos de que se encuentre elegida la opción Empieza con y en el cuadro de texto adjunto escribimos ‘grupo‘. De esta forma, encontraremos todos los objetos del Directorio Activo que comiencen con el texto ‘grupo‘.

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Despues, nos limitamos a hacer clic en Buscar ahora.

Como esperábamos, en la parte inferior de la ventana aparecen los objetos que coinciden con los parámetros de la búsqueda.

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Elegimos el grupo adecuado y, a continuación, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

La ventana Seleccionar Usuarios, Equipos, Cuentas de servicio o Grupos vuelve a su aspecto original, pero ahora, contiene el grupo elegido.

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Sólo tenemos que volver a hacer clic en Aceptar.

De vuelta en la ventana Propiedades de la impresora, hacemos clic sobre el grupo que acabamos de agregar y nos aseguramos de que tenga habilitado el permiso para Imprimir.

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Ya sólo nos queda hacer de nuevo clic sobre el botón Aceptar.

Con esto hemos terminado la parte del trabajo que corresponde al servidor. Ya disponemos de una impresora compartida para los usuarios que sean miembros del grupo.

Configuración en el lado cliente

La última etapa consistirá en configurar el cliente para que tenga acceso a la impresora. Como en los casos anteriores, veremos cómo resolver el problema utilizando un cliente que dispone del sistema operativo Windows 8.1. Para ello, comenzamos por iniciar sesión con una cuenta de usuario que tenga permisos para imprimir.

A continuación, debemos conseguir que se muestre la Barra de acceso, un elemento que apareció con la nueva interfaz Metro de Windows 8. Para lograrlo, llevamos el puntero del ratón hasta la esquina inferior derecha de la pantalla.

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Cuando se muestre la Barra de acceso, hacemos clic sobre el icono Configuración.

Entre las opciones de Configuración, en la parte superior, encontramos Panel de control.

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Hacemos clic sobre ella.

Cuando se abre la ventana del Panel de Control, obtenemos una representación simplificada de su contenido, algo diferente a la ventana del Panel de Control de Windows Server 2012 R2. Si queremos, podemos hacer que la representación sea parecida a éste, mostrando además una mayor cantidad de opciones, para conseguirlo, sólo tenemos que recurrir a la lista Ver por y elegir, por ejemplo, la opción Iconos grandes.

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Sin embargo, de momento nos basta con hacer clic sobre Ver dispositivos e impresoras.

En la ventana Dispositivos e impresoras vemos que el área de trabajo se divide en dos partes: En la parte superior una colección con diferentes dispositivos y en la parte inferior las impresoras y faxes de los que disponemos en este momento.

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Buscamos el enlace Agregar una impresora, en la parte superior de la ventana y hacemos clic sobre él.

A continuación, se abrirá la ventana del asistente para agregar impresoras. En la parte superior aparecerán todas las impresoras accesibles desde el sistema. Si la impresora no se encontrara, podemos recurrir al botón Buscar de nuevo, para realizar una nueva búsqueda, o podemos hacer clic sobre el enlace La impresora deseada no está en la lista.

Sin embargo, si hemos seguido correctamente los puntos anteriores, la impresora debe encontrarse en la lista de impresoras (en el ejemplo, de hecho, es la única que aparece, ya que no tenemos ninguna impresora local ni ninguna otra impresora de red).

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Hacemos clic sobre el nombre de la impresora y, a continuación, sobre el botón Siguiente.

Lo siguiente que hace el asistente es obtener, desde el servidor, el controlador de la impresora. En este caso, el controlador para Windows 8.1 coincide con el de Windows Server 2012 R2, pero, en otros casos, para que esto funcione correctamente, puede que hayamos tenido que instalar los controladores adecuados en el paso 4 del apartado anterior.

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Nos limitamos a esperar un momento.

Poco después, el sistema operativo cliente nos pide que confirmemos si el sistema del que vamos a obtener el controlador es de confianza.

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Nos limitamos a hacer clic sobre el botón Instalar controlador.

Lógicamente, antes de poder instalar el controlador, deberemos demostrar que tenemos privilegios suficientes para hacerlo, por lo que el sistema nos pedirá un nombre de usuario y una contraseña de una cuenta con privilegios para realizar esta tarea en el dominio (normalmente los del administrador).

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Para seguir, hacemos clic sobre el botón .

Poco después, el asistente nos informará de que la impresora se ha agregado correctamente.

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Hacemos clic en Siguiente para continuar.

A continuación, podemos hacer clic sobre el botón Imprimir una página de prueba, para comprobar que todo funciona correctamente.

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También podemos hacer clic directamente sobre el botón Finalizar.

Si hemos optado por hacer la página de prueba, deberá aparecer una hoja impresa en la impresora. Además, recibiremos un aviso doble: por una parte, el asistente nos informará de que se ha enviado la página y, por otra parte, también lo hará el controlador de la impresora (que será el encargado de avisarnos en próximos trabajos de impresión).

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Ya podemos cerrar tanto los avisos como la ventana del asistente.

En la ventana Dispositivos e impresoras veremos la nueva impresora, con un icono verde que nos indica que está lista para ser utilizada.

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También podemos cerrar la ventana Dispositivos e impresoras.

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A partir de ahora, cuando intentemos imprimir desde cualquier aplicación, encontraremos la nueva impresora entre los dispositivos disponibles.