Crear carpetas compartidas para un grupo de usuarios en Windows Server 2016

Ya aprendimos, hace unos días, a Crear carpetas personales para los usuarios en Windows Server 2016. Sin embargo, algunas veces, también puede ser muy útil disponer de una carpeta en el servidor que funcione como un almacenamiento común para diferentes usuarios.

La idea es que, al final, los usuarios implicados vean el espacio de almacenamiento compartido como una unidad de red, donde podrán dejar archivos que estén accesibles para los demás.

Para conseguirlo, dividiremos el trabajo en las siguientes tareas:

  • Primero crearemos una carpeta y la compartiremos con todos los miembros del grupo Profesores, que ya hemos utilizado en otros ejemplos.

  • Después escribiremos un script que monte la carpeta como una unidad de red.

  • Por último, modificaremos el perfil de los usuarios para que se ejecute el script cada vez que inicien sesión en el dominio y comprobaremos que todo funciona correctamente.

Así es que, si estás listo, comencemos por el principio…

Compartir una carpeta con todos los miembros de un grupo

Comenzamos por situarnos en el lugar donde vamos a crear la carpeta compartida. Para el ejemplo, hemos elegido la carpeta Personal, que fue donde creamos las carpetas privadas en el artículo anterior.

Una vez en el lugar correcto, hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier espacio libre del área de archivos.

En el menú de contexto que aparece, elegimos Nuevo y después Carpeta.

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Escribimos un nombre para la nueva carpeta (en este caso Compartida-Profesores) y pulsamos la tecla Intro.

Una vez creada, hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre ella.

En el menú de contexto que aparece, elegimos Compartir y, después, Usuarios específicos

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Aparecerá la ventana Archivos compartidos, donde debemos elegir los usuarios o grupos que tendrán acceso a la carpeta.

En principio, aparece el grupo Administradores, que es el propietario de la carpeta y el usuario Administrador, que tiene permisos de Lectura y escritura. Sin embargo, aquí debemos añadir el resto de usuarios y grupos que deban tener acceso.

Si conocemos el nombre, podemos escribirlo. Si no, desplegamos la lista y elegimos Buscar personas

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A continuación, aparece la ventana Seleccionar usuarios o grupos, donde podemos elegir las Opciones avanzadas, como ya hemos hecho en otros casos, y buscar los usuarios o grupos necesarios.

Sin embargo, si ya sabes cómo se llama el grupo, puedes escribir su nombre y hacer clic en el botón Comprobar nombres.

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Si el nombre que hemos escrito es válido, automáticamente aparecerá subrayado.

En ese caso, ya podemos hacer clic sobre Aceptar.

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De vuelta a la ventana Archivos compartidos, comprobamos que ahora tienen acceso a la carpeta los miembros del grupo Profesor.

Si quisiéramos desautorizar a cualquier otro usuario o grupo de los que aparecen en esta ventana, sólo tendríamos que eliminarlo de esta ventana. Por ejemplo, para desautorizar al usuario Administrador, desplegamos la lista del Nivel de permiso correspondiente a la cuenta…

… Y elegir la opción Quitar.

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Si queremos dar todo el control sobre la carpeta a los miembros del grupo Profesores, volvemos a desplegar la lista del Nivel de permiso correspondiente al grupo…

… y elegimos Lectura y escritura.

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Para terminar, hacemos clic en Compartir.

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En ese momento, la ventana Archivos compartidos cambiará para mostrar la carpeta compartida.

Sólo quedará hacer clic sobre el botón Listo.

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Escribir un script que monte la carpeta como unidad de red.

En Windows Server existe una carpeta compartida, llamada NetLogon, que está accesible para todos los clientes y que suele utilizarse para almacenar scripts de inicio y perfiles de los usuarios que se conectan al dominio.

El objetivo es crear dentro de la carpeta de red NetLogon un script (en nuestro caso un archivo de procesos por lotes), que al ejecutarse durante el inicio de sesión en el cliente, utilice el comando Net Use para montar la carpeta como una unidad de red.

Pero vamos por partes. Lo primero será desplazarnos hasta la carpeta NetLogon.

Hacemos clic sobre la barra de dirección del explorador de archivos y escribimos \\server-2016-a\NETLOGON.

Probablemente, mientras escribimos aparezca en un cuadro emergente.

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Una vez en la carpeta compartida, utilizaremos el Bloc de notas para crear el archivo de proceso por lotes. Sin embargo, antes de eso tenemos que resolver un pequeño contratiempo. La cuestión es que un archivo de procesos por lotes debe tener extensión .bat, mientras que el Bloc de notas crea archivos con extensión .txt.

Además, Windows Server 2016, con la sana intención de simplificarnos la vida, oculta de forma predeterminada las extensiones de los tipos de archivos conocidos… Y si está oculta, no vamos a poder cambiarla.

Por lo tanto, lo primero que debemos conseguir es que Windows Server 2016 nos muestre la extensión de todos los archivos contenidos en la carpeta. Afortunadamente, este es un aspecto que ya hemos resuelto en el artículo Mostrar las extensiones de archivos conocidas en Windows 10, que es completamente aplicable a Windows Server 2016.

Una vez solucionado, podemos proceder a crear el archivo. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier lugar vacío de la ventana…

…Y en el menú de contexto que aparece elegimos Nuevo y a continuación Documento de texto.

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Cuando escribimos el nombre del nuevo archivo, nos aseguramos de que termine con la extensión .bat (en nuestro caso se llamará conecta.bat). Al pulsar la tecla Intro, aparece un mensaje de aviso recordándonos que si cambiamos la extensión de un archivo, puede que no sea reconocido por ningún programa y no podamos abrirlo. No obstante, este no es nuestro caso.

Nos limitamos a hacer clic sobre el botón .

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Después de esto, editaremos el archivo para escribir su contenido. Para conseguirlo, haremos clic sobre su nombre con el botón derecho del ratón.

En el menú de contexto que aparece, elegimos Editar.

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Al hacerlo, aparece una advertencia. El motivo es que vamos a ejecutar el Bloc de notas con privilegios de administración, pero, en realidad, no hay motivos de preocupación.

Hacemos clic en el botón Ejecutar.

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Después de esto, sí se abrirá la ventana del Bloc de notas, con el archivo conecta.bat listo para que le añadamos contenido. En nuestro caso, escribiremos la siguiente orden:

net use h: \\server-2016-a\Personal\Compartida-Profesores

Como puede intuirse, el trabajo del comando net use consiste en relacionar una ubicación de red con una letra de unidad (en este caso, en el equipo cliente, que es donde se ejecutará finalmente el script).

h: es la letra de unidad que verán los usuarios y Compartida-Profesores el nombre de la carpeta compartida

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Cuando terminemos de escribir, cerramos la ventana. Como aún no hemos grabado, aparece un mensaje de aviso.

Para continuar, hacemos clic sobre el botón Guardar.

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Con esto, tenemos listo el script que deben ejecutar los usuarios cada vez que inicien sesión en el Dominio, pero aún queda configurar el perfil de los propios usuarios para que lo hagan.

Conseguir que los usuarios ejecuten el script cuando inicien sesión

Como de costumbre, cuando se trata de configurar las cuentas de usuarios del dominio, debemos recurrir a la herramienta Usuarios y equipos de Active Directory.

Una forma rápida de abrirlo, consiste ne hacer clic sobre el botón Inicio del Escritorio.

… Y en el menú que aparece, elegimos la opción Ejecutar.

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Cuando aparezca la ventana Ejecutar, escribiremos el siguiente comando:

dsa.msc

Cuando acabemos, pulsamos la tecla Intro o hacemos clic sobre el botón Aceptar.

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Cuando se abra Usuarios y equipos de Active Directory, hacemos clic en en panel izquierdo sobre el contenedor donde se encuentren las cuentas de usuario y, a continuación, en el panel derecho seleccionamos las que vayan a estar implicadas en la tarea.

Después, hacemos clic, con el botón derecho del ratón, sobre cualquiera de ellas. De esta forma, cambiaremos la configuración de todas las cuentas seleccionadas al mismo tiempo.

En el menú de contexto que aparece elegimos Propiedades.

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Cuando se abra la ventana Propiedades de múltiples elementos, hacemos clic sobre la solapa Perfil. En el área Perfil de usuario, activamos la opción Script de inicio de sesión y, en el cuadro de texto contiguo escribimos el nombre del script que queremos que se ejecute (en nuestro caso, conecta.bat)

Cuando terminemos, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

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Observa que, en la imagen anterior, el área Carpeta particular no muestra ningún contenido. Esto puede inquietarte si ya habías realizado la tarea que te explicábamos en el artículo Crear carpetas personales para los usuarios en Windows Server 2016. Sin embargo, no debes preocuparte. Lo que ocurre es que no todas las cuentas tienen la misma información en este apartado (cada una hace referencia a su propia carpeta personal) y Windows Server 2016 opta por no mostrarlas.

Con esto hemos terminado. Ahora sólo nos queda comprobar que todo funciona correctamente.

Comprobar que la carpeta se encuentra accesible en los equipos clientes.

Para comprobar que todo funciona correctamente, sólo tenemos que ir hasta el equipo cliente e iniciar sesión con cualquiera de las cuentas afectadas.

Si la sesión ya estuviese iniciada, tendríamos que cerrarla y volverla a abrir (de lo contrario, no habríamos ejecutado el script).

Hacemos clic sobre el icono del Explorador de archivos en la Barra de tareas.

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Cuando se abra la ventana del Explorador de archivos, podremos ver la nueva unidad. Observamos que utiliza la letra h: y que el nombre del recurso compartido es Compartida-Profesores.

Bastaría con hacer doble clic sobre la nueva unidad para comenzar a utilizarla.

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Y esto es todo por hoy. Espero que te resulte útil.