Compartir una impresora del controlador de dominio con Windows Server 2016

Cuando administramos un dominio instalado sobre Windows Server 2016, es frecuente que necesitemos compartir una impresora con todos, o con algunos, de los ordenadores que forman nuestra red. Hoy aprenderemos a realizar esta tarea de una forma sencilla.

Pasos previos

En el artículo, supondremos que la parte física ya está resuelta. Es decir, que la impresora ya ha sido correctamente instalada y configurada de forma local. Por lo tanto, supondremos que, iniciando sesión de forma local en el servidor, con la cuenta Administrador, podemos imprimir cualquier documento sin problemas.

Para que puedas completar el contenido del artículo, aunque no dispongas de una impresora, nosotros vamos a utilizar una impresora virtual. En concreto, usaremos el programa PDFCreator, que puedes obtener de forma gratuita desde su página en SourceForge (http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/).

Si necesitas ayuda con la instalación, puedes consultar nuestro artículo Generar documentos P.DF en Windows 10 con PDFCreator. El proceso a seguir en Windows Server 2016 es idéntico.

La configuración de seguridad mejorada de Internet Explorer puede activarse o desactivarse según el criterio del Administrador del sistema.

Probablemente, la única diferencia significativa es que, al entrar en la página web de PDFCreator, probablemente suceda algo inesperado: Un mensaje de aviso de Internet Explorer que impide que se muestre el contenido de la página.

El motivo es que, en Windows Server, el navegador incluye una configuración de seguridad mejorada. El resultado es que se bloquea, de forma predeterminada, el acceso a Internet (y, en general, a cualquier documento en formato web). Y esto afecta a todos los usuarios del sistema, incluido el Administrador.

La solución para esta situación es tan sencilla como añadir la dirección del documento a la lista de excepciones.

Para lograrlo, comenzamos por hacer clic sobre el botón Agregar

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Esto hará que se muestre la ventana Sitios de confianza que incluirá en el cuadro de texto Agregar este sitio web a la zona de:, el origen del documento que estamos tratando de consultar.

Para añadirlo a las excepciones basta con hacer clic sobre el botón Agregar.

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Observa que en la lista Sitios web: se encuentran recogidas todas las excepciones registradas hasta el momento.

Si desconfiáramos de un sitio que antes incluimos en la lista, podemos hacer clic sobre él y, después, sobre el botón Quitar.

Para mostrar en cualquier momento la ventana Sitios de confianza, podemos recurrir al menú Herramientas de Internet explorer y elegir Opciones de Internet.

Cuando hayamos terminado, hacemos clic sobre el botón Cerrar.

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Durante la descarga, la página de SourceForge hará referencia a otras direcciones de red diferentes, por lo que el aviso te puede aparecer en repetidas ocasiones.

También podrías haber cerrado la ventana del aviso sin hacer nada, pero esto hará que cada nueva actualización de la página en la que nos encontramos, o cada referencia a otra dirección diferente, vuelva a mostrar el aviso. El resultado es que el proceso de descarga se volverá desesperante, con ventanas emergentes a cada paso.

Una vez que disponemos de una impresora (física o virtual), procederemos con la tarea de compartirla. Para lograrlo, seguiremos varios pasos:

  1. Crearemos un nuevo grupo cuyos miembros serán todos aquellos usuarios o grupos que estarán autorizados para utilizar la impresora. Así, bastará con añadir o quitar miembros a este grupo para controlar quien tiene acceso a la impresora.
  2. Compartiremos la impresora sólo con los miembros de ese grupo.
  3. Por último, aprenderemos a configurar un equipo cliente para que los usuarios que accedan desde él, y dispongan de permisos, puedan utilizar la impresora.

Crear el grupo de usuarios

Ya vimos en su momento cómo podemos crear un nuevo grupo de usuarios en el Directorio Activo aunque, si necesitas ayuda, puedes consultar el artículo Administrar cuentas de grupo en un dominio de Windows Server 2016 desde la interfaz gráfica (Parte I).

En nuestro caso, crearemos un nuevo grupo llamado Grupo Impresora Virtual.

Será un grupo de seguridad con ámbito global.

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Una vez creado el grupo, le añadiremos, como miembros, las cuentas de usuario que tendrán acceso a la impresora. De nuevo, si necesitas ayuda con esta tarea, puedes consultar otro de nuestros artículos: Administrar cuentas de grupo en un dominio de Windows Server 2016 desde la interfaz gráfica (Parte II).

Para nuestro ejemplo, usaremos dos de las cuentas existentes.

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Instalar el rol de Administrador de impresión

El siguiente paso consiste en instalar el rol Servicios de impresión y documentos en el servidor. Probablemente, el proceso te resulte conocido, ya que tiene mucho en común con la instalación del rol Servicios de dominio de Active Directory que vimos en el artículo Instalar un dominio desde la interfaz grafica de Windows Server 2016 (parte 1).

La instalación de roles y características de Windows Server 2016, se realiza desde la herramienta Administrador del servidor. Lo normal es que se abra automáticamente al iniciar sesión con la cuenta de Administrador, pero si la has cerrado, puedes encontrarla, fácilmente, haciendo clic sobre el botón Inicio. Después, sólo tendrás que hacer clic sobre el icono que representa a la herramienta.

Consultar-los-usuarios-que-tienen-un-determinado-privilegio-001

Una vez abierta la ventana del Administrador del servidor, comenzaremos haciendo clic sobre Administrar y, en el menú que aparece, elegimos la opción Agregar roles y características.

Si estamos en la página principal, también podemos hacer clic sobre el enlace Agregar roles y características que hay en el panel derecho de la ventana.

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En ese momento se iniciará el Asistente para agregar roles y características.

Es importante seguir las recomendaciones del propio asistente en cuanto a asegurarnos de que la contraseña de la cuenta de Administrador es segura, que la configuración de red es correcta, que disponemos de direcciones IP estáticas y que hemos instalado las últimas actualizaciones de seguridad en el sistema operativo.

Una vez que todo sea correcto, hacemos clic en el botón Siguiente.

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Como nos ocurría al instalar los Servicios de dominio de Active Directory, el siguiente paso nos solicita el tipo de instalación. Como entonces, realizaremos una Instalación basada en características o en roles.

Por lo tanto, elegimos la primera opción y hacemos clic sobre el botón Siguiente.

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En el siguiente paso, podremos elegir entre aplicar el nuevo rol a un disco virtual (sin que esté unido a una máquina virtual o que la máquina virtual esté apagada) o a un servidor del grupo de servidores que tengamos definido. En nuestro caso, sólo tenemos un servidor, y será en éste donde instalemos el nuevo rol.

Hacemos clic sobre su entrada y, a continuación, sobre el botón Siguiente.

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A continuación, el asistente nos muestra una lista donde elegir el servicio o servicios que queramos instalar. En nuestro caso, elegiremos Servicios de impresión y documentos.

Observa que, a la derecha de la lista, en el cuadro Descripción, aparece una breve explicación del rol sobre el que nos encontremos en ese momento.

Activamos la entrada Servicios de impresión y documentos.

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Esto provocará que el asistente nos muestre un aviso indicando que el rol elegido depende de otros roles y características que necesitaremos instalar también de forma complementaria.

Nos limitamos a hacer clic sobre el botón Agregar características para permitir la instalación.

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Al hacerlo, comprobamos que la línea Servicios de impresión y documentos ya aparece seleccionada.

Para continuar, hacemos clic sobre el botón Siguiente.

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Después de seleccionar los roles, el asistente nos ofrece la posibilidad de instalar características, aunque para nuestro ejemplo no son necesarias.

Continuamos haciendo clic sobre el botón Siguiente.

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Después de esto, aparece una pantalla informativa sobre el servicio que estamos instalando. Debemos leerla atentamente. Por ejemplo, nos informa de que, a través de este servicio podemos recibir documentos digitalizados en escáneres de la red y enviarlos a diferentes destinos. Además, contiene información sobre el uso de las colas de impresión y las impresoras compartidas desde los clientes.

Una vez leído, haremos clic sobre el botón Siguiente.

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Una característica que diferencia el rol Servicios de dominio de Active Directory (que instalamos en el artículo Instalar un dominio desde la interfaz grafica de Windows Server 2016 (parte 1)) del rol Servicios de impresión y documentos (que estamos instalando ahora) es que, en el caso actual, podemos especificar qué servicios en particular se ofrecerán a los clientes. Podremos elegir entre:

  • Servidor de impresión
  • Impresión en Internet
  • Servicio LPD
  • Servidor de digitalización distribuida.

Para este ejemplo, seleccionamos sólo la primera opción y hacemos clic sobre el botón Siguiente.

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Antes de proceder con la instalación, tenemos la oportunidad de marcar la opción Reiniciar automáticamente el servidor de destino en caso necesario.

Hacemos clic sobre ella.

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Al hacerlo aparece un cuadro de diálogo que nos advierte de que al marcar la opción, pueden producirse reinicios sin notificaciones previas.

Hacemos clic sobre el botón .

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Por último, en la pantalla que resumen de la instalación, podemos comprobar los distintos roles y características que van a instalarse. Como es habitual, si observamos algún error, podemos usar el botón Anterior para retroceder hasta el paso adecuado y realizar las modificaciones.

Sin embargo, si todo es correcto, haremos clic sobre el botón Instalar.

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A partir de aquí, en la parte superior de la ventana podremos ver una barra de progreso que nos mantiene informados del avance de la instalación. Recuerda que ya puedes cerrar el asistente y el proceso de instalación no se interrumpirá. Si lo haces, podrás consultar el avance de la tarea o abrir la ventana del asistente usando el icono que aparece en la parte superior del Administrador del servidor.

En nuestro caso, nos limitamos a esperar.

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Como en este caso no ha sido necesario reiniciar, cuando se complete la instalación, sólo tenemos que cerrar la ventana.

Bastará con hacer clic sobre el botón Cerrar.

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Compartir la impresora

Como podrás imaginarte, el siguiente paso consiste en compartir la impresora con el grupo que hemos creado en el apartado anterior.

Para comenzar, en el Administrador del servidor, elegimos el menú Herramientas y, en su interior, Administración de impresión.

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Aparecerá la ventana Administración de impresión. En su panel izquierdo, desplegamos la categoría Servidores de Impresión y, en su interior, el servidor sobre el que estamos trabajando (en nuestro ejemplo, server-2016-a)

Al hacerlo, veremos cuatro subcategorías:

  • Controladores
  • Formularios
  • Puertos
  • Impresoras

Uno de los primeros aspectos que debemos tener en cuenta es que, si la impresora ya está correctamente instalada y configurada de forma local en el servidor, ya dispondremos de los controladores necesarios para imprimir de forma local. Sin embargo, puede ser interesante almacenar también los controladores para los diferentes sistemas operativos del lado cliente que vayamos a tener en nuestra red. De esta forma, no necesitaremos el disco de la impresora para instalarlos de forma local cuando la configuremos en dichos equipos cliente.

Para lograrlo, basta con elegir la categoría Controladores, hacer clic con el puntero del ratón en cualquier lugar libre del panel central de la ventana y, en el menú de contexto que aparece, elegir Agregar controlador.

Después sólo quedará seguir los pasos del asistente.

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En cuanto a la tarea de compartir la impresora, comenzaremos por elegir la categoría Impresoras en el panel izquierdo.

Cuando aparezcan todas las impresoras del sistema en el panel central, hacemos clic con le botón derecho del ratón sobre la impresora que vamos a compartir.

En el menú de contexto que aparece, elegimos Propiedades.

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A continuación, en la ventana Propiedades de la impresora, nos dirigimos a la solapa Compartir y, en su interior, activamos la opción Compartir esta impresora.

Esto provocará que se habiliten las opciones contenidas en el cuadro Compartir esta impresora. En su interior, podemos escribir un nombre para el Recurso compartido (que será el nombre con el que se vea la impresora en la red). De forma predeterminada, aparecerá el mismo nombre que tiene la impresora en el controlador del dominio.

También debemos habilitar la opción Presentar trabajos de impresión en equipos cliente y Mostrar lista en el directorio.

Por último, podremos utilizar el botón Controladores adicionales para realizar la misma tarea que hemos explicado en la figura 2 de este apartado. Si embargo en nuestro caso, esto no será necesario.

Cuando acabemos, haremos clic sobre el botón Aplicar.

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El siguiente paso consiste en ajustar los permisos, por lo que comenzamos haciendo clic en la solapa Seguridad. A continuación, deshabilitaremos el acceso para el grupo Todos. De esta forma, sólo podrán utilizar la impresora los usuarios que habilitemos a continuación.

Hacemos clic sobre Todos y, a continuación, volvemos a hacer clic sobre el botón Quitar.

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Como seguro que esperabas, el siguiente paso será añadir el grupo que hemos creado en el apartado anterior.

Hacemos clic sobre el botón Agregar.

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Se abrirá la ventana Seleccionar Usuarios, Equipos, Cuentas de servicio o Grupos que conocemos de otras ocasiones.

En ella, hacemos clic sobre el botón Opciones Avanzadas.

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Vemos que la ventana cambia de aspecto para mostrarnos las características avanzadas. A continuación, en la lista que hay junto al cuadro Nombre, nos aseguramos de que se encuentre elegida la opción Empieza con y en el cuadro de texto adjunto escribimos ‘grupo‘. De esta forma, encontraremos todos los objetos del Directorio Activo que comiencen con el texto ‘grupo‘.

Despues, nos limitamos a hacer clic en Buscar ahora.

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Como esperábamos, en la parte inferior de la ventana aparecen los objetos que coinciden con los parámetros de la búsqueda.

Elegimos el grupo adecuado y, a continuación, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

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La ventana Seleccionar Usuarios, Equipos, Cuentas de servicio o Grupos vuelve a su aspecto original, pero ahora, contiene el grupo elegido.

Sólo tenemos que volver a hacer clic en Aceptar.

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De vuelta en la ventana Propiedades de la impresora, hacemos clic sobre el grupo que acabamos de agregar y nos aseguramos de que tenga habilitado el permiso para Imprimir.

Ya sólo nos queda hacer de nuevo clic sobre el botón Aceptar.

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Con esto hemos terminado la parte del trabajo que corresponde al servidor. Ya disponemos de una impresora compartida para los usuarios que sean miembros del grupo.

Configuración en el lado cliente

La última etapa consistirá en configurar el cliente para que tenga acceso a la impresora. Como en otras ocasiones, veremos cómo resolver el problema utilizando un cliente que dispone del sistema operativo Windows 10. Para ello, iniciaremos sesión con una cuenta de usuario que tenga permisos para imprimir.

Si no es la cuenta con la que iniciamos la última vez, comenzamos por hacer clic sobre Otro usuario en la pantalla de autenticación.

A continuación, escribimos el nombre de la cuenta, su contraseña y pulsamos la tecla Intro.

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Una vez iniciada la sesión con la cuenta de usuario, debemos dirigirnos al Panel de control. Lo encontraremos haciendo clic, con el botón derecho del ratón, sobre el botón Inicio.

En el menú de contexto que aparece, veremos una entrada con su nombre. Hacemos clic sobre ella.

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Cuando se abra la ventana del Panel de Control, obtendremos una representación simplificada de su contenido, algo diferente a la ventana del Panel de Control de Windows Server 2016. Si queremos, podemos hacer que la representación sea parecida a éste, mostrando además una mayor cantidad de opciones. Para conseguirlo, sólo tenemos que recurrir a la lista Ver por y elegir, por ejemplo, la opción Iconos grandes.

Sin embargo, de momento nos basta con hacer clic sobre Ver dispositivos e impresoras.

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En la ventana Dispositivos e impresoras vemos que el área de trabajo se divide en dos partes: En la parte superior una colección con diferentes dispositivos y en la parte inferior las impresoras y faxes que tenemos en este momento.

Buscamos el enlace Agregar una impresora, en la parte superior de la ventana y hacemos clic sobre él.

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A continuación, se abrirá la ventana del asistente para agregar impresoras. En la parte superior aparecerán todas las impresoras accesibles desde el sistema. Si la impresora no se encontrara, podemos recurrir al botón Buscar de nuevo, para realizar una nueva búsqueda, o podemos hacer clic sobre el enlace La impresora deseada no está en la lista.

Sin embargo, si hemos seguido correctamente los puntos anteriores, la impresora debe encontrarse en la lista de impresoras (en el ejemplo, de hecho, es la única que aparece, ya que no tenemos ninguna impresora local ni ninguna otra impresora de red).

No debes preocuparte porque el programa siga buscando más impresoras, ya puedes hacer clic sobre el nombre de la impresora y, a continuación, sobre el botón Siguiente.

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Al hacerlo, la ventana cambiará para informarnos de que se están instalando los archivos necesarios para la impresora.

Debajo, una barra de progreso nos informa del avance de la operación.

Sólo tenemos que esperar un instante.

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Poco después, el asistente nos informará de que la impresora se ha agregado correctamente, y nos ofrece la oportunidad de Imprimir una página de prueba, para comprobar que todo funciona correctamente. También podemos hacer clic directamente sobre el botón Finalizar.

En nuestro caso, hacemos lcic sobre el botón Imprimir una página de prueba.

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Poco después, aparecerá una ventana confirmando el envío correcto de la página de prueba a la impresora.

Hacemos clic sobre el botón Cerrar.

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Una vez terminada la comprobación, ya podemos cerrar la ventana Agregar impresora.

Hacemos clic sobre el botón Finalizar.

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En la ventana Dispositivos e impresoras veremos la nueva impresora lista para ser utilizada.

También podemos cerrar la ventana Dispositivos e impresoras.

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A partir de ahora, cuando intentemos imprimir desde cualquier aplicación, encontraremos la nueva impresora entre los dispositivos disponibles.

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Y esto es todo por hoy. Espero que te haya resultado útil.