Redirigir carpetas de usuario a una ubicación de red en Windows server 2016

Las diferentes versiones de Windows nos han venido ofreciendo la posibilidad de guardar las carpetas personales de un usuario en una ubicación diferente a la predeterminada. Me refiero a las carpetas Documentos, Imágenes, Música, etc.

A priori, esta posibilidad puede parecernos poco interesante, salvo que tengamos un almacenamiento compartido por un servidor de la red. En este caso, podemos centralizar el espacio ocupado y reducir el que usan el resto de los equipos de forma local. Es decir, podemos tener un disco grande que comparte espacio en el servidor y discos más pequeños en los equipos de los usuarios.

Además, esta posibilidad nos permitirá realizar copias de seguridad centralizadas para todos los usuarios garantizando que no se pierdan sus datos, y manteniendo a la vez el máximo de comodidad para quien hace las copias.

Puede que, antes de continuar, necesites echar un vistazo a nuestros artículos anteriores:

Crear carpetas personales para los usuarios en Windows Server 2016.

Crear carpetas compartidas para un grupo de usuarios en Windows Server 2016.

De hecho, para el artículo de hoy utilizaremos la carpeta que creamos en el primero de los artículos anteriores. En ella guardaremos todos los archivos de la carpeta Mis Documentos (o sólo Documentos, si hablamos de versiones de Windows posteriores a la 7).

Como veremos, el método será idéntico para el resto de las carpetas que conforman el perfil del usuario.

Para conseguir nuestro objetivo, definiremos una directiva de grupo que desvíe el almacenamiento desde las carpetas predeterminadas hasta la carpeta de red adecuada. Para llevarlo a cabo, seguiremos tres pasos:

  1. Crearemos un nuevo objeto de política de grupo

  2. Modificaremos sus valores predeterminados.

  3. Vincularemos la directiva que hemos creado  con la UO de los usuarios.

  4. Comprobaremos que todo funciona.

Crear un nuevo objeto de política de grupo

Comenzamos por desplegar el menú Herramientas del Administrador del servidor.

A continuación, en su interior elegimos la opción Administración de directivas de grupo.

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Cuando se abra la ventana Administración de directivas de grupo, desplegamos la entrada que representa el dominio (en el ejemplo, aparecerá somebooks.local). En su interior encontramos una entrada con el nombre Objetos de directiva de grupo. Este es el lugar donde crearemos un nuevo objeto de política de grupo (o GPO, del inglés Group Policy Object) que mencionábamos más arriba.

Para lograrlo hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la entrada Objetos de directiva de grupo

… y en el menú de contexto que aparece elegimos Nuevo.

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Veremos que aparece un cuadro de diálogo solicitando el nombre que le daremos al nuevo objeto. Para este ejemplo, el nombre que elegimos es Redirección.

En cuanto al campo GPO de inicio de origen lo dejamos con el valor predeterminado, es decir, (ninguno).

Cuando hayamos acabado, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

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Al hacerlo, veremos que el nuevo objeto aparece en el panel de la derecha.

Modificar los valores predeterminados del nuevo objeto de política de grupo

Para cambiar los valores predeterminados del objeto, hacemos clic sobre él con el botón derecho del ratón.

En el menú de contexto que aparece elegimos Editar.

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Cuando lo hacemos, aparece una nueva ventana titulada Editor de administración de directivas de grupo.

En el panel izquierdo desplegamos la entrada Configuración de usuario y, en su interior, Directivas. Por último, desplegamos Configuración de Windows.

Cuando hayamos acabado, hacemos clic sobre la entrada Redirección de carpetas.

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En el panel de la derecha se muestran todas las carpetas que podemos redirigir. En este ejemplo, como lo hacemos a modo ilustrativo, sólo vamos a actuar sobre la carpeta Documentos.

Como es lógico, si quisiéramos redirigir también la carpeta Favoritos, Descargas o cualquier otra, sólo tendríamos que repetir los siguientes pasos para cada una de ellas. De momento, hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre de la carpeta Documentos.

En el menú de contexto que aparece, elegimos Propiedades.

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Como cabe esperar, esto hace que se abra la ventana Propiedades: Documentos, que será donde indiquemos las diferentes opciones para la redirección de la carpeta.

Para comenzar, en el cuadro Configuración, podremos elegir entre dos opciones:

  • Avanzado: especificar ubicaciones para diversos grupos de usuarios

  • Básico: redirigir la carpeta de todos a la misma ubicación

La diferencia principal es que, en el primer caso, tendremos que elegir el usuario o grupo al que lo aplicaremos la nueva política. En el segundo, sin embargo, la operación se aplicará a todos los usuarios.

Para este ejemplo, elegiremos al segunda opción.

En cuanto a la Ubicación de la carpeta de destino, elegiremos Crear una carpeta para cada usuario en la ruta raíz y, debajo, indicaremos la carpeta compartida que actuará como ruta raíz (en este caso, lógicamente, será \\server-2016-a\Personal\Compartida-Profesores)

El aspecto final de la ventana será como en la imagen.

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Antes de cerrar la ventana, aprovechamos para ir a la solapa Configuración y realizar un par de ajustes más:

  • Desmarcamos la opción Otorgar al usuario derechos exclusivos en Documentos, con el objetivo de tener acceso al contenido de la carpeta con la cuenta Administrador.

  • Nos aseguramos de dejar marcada la opción Mover el contenido de Documentos a la nueva ubicación, para asegurarnos de que los datos actuales se copian al servidor.

  • Marcamos la opción Aplicar también la directiva de redirección en los sistemas operativos Windows 2000, Windows 2000 Server, Windows Xp y Windows Server 2003. Si no lo hacemos, la directiva se aplica sólo a equipos con sistemas operativos de escritorio a partir de Windows Vista y con sistemas servidores a partir de Windows Server 2008.

  • Por último, marcamos la opción Devolver la carpeta a la ubicación local de perfil de usuario cuando la directiva se haya quitado. De esta forma, si alguna vez cambiamos de opinión, los datos volverán automáticamente a su lugar de origen.

Cuando estemos listos, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

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Si hemos marcado la opción Aplicar también la directiva de redirección en los sistemas operativos […] aparecerá una advertencia como la de la imagen siguiente. El motivo es que en los sistemas operativos de escritorio anteriores a Windows Vista y en los sistemas servidores anteriores a Windows Server 2008, las carpetas Mis Imágenes, Mi Música y Mis Vídeos se encontraban dentro de Mis documentos, lo que implica que al mover esta última, también se moverán las anteriores.

En realidad no es nada por lo que debamos preocuparnos…

… por lo que nos limitamos a hacer clic sobre el botón .

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Llegados a este punto, podemos cerrar las ventanas Propiedades: Documentos y Editor de administración de directivas de grupo.

Vincular la directiva que hemos creado con la UO de los usuarios

El último detalle consiste en vincular la directiva que acabamos de crear con la unidad organizativa donde se encuentran las cuentas de los usuarios (recuerda que, en los ejemplos que estamos desarrollando se llamaba Usuarios y grupos propios).

Para lograrlo, comenzamos por hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre de la unidad organizativa en la ventana Administración de directivas de grupo.

En el menú de contexto que aparece, elegimos Vincular un GPO existente

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Esto hace que se abra la ventana Seleccionar GPO, donde debemos elegir el nombre del objeto que hemos creado.

Después, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

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El resultado será como se muestra en la imagen siguiente

Si todo es correcto, podemos cerrar la ventana Administración de directivas de grupo.

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Después de esto, podemos ir hasta un equipo cliente para comprobar que todo funciona correctamente.

Como mínimo, deberás iniciar sesión de nuevo con el cliente para que se efectúen los cambios. Sin embargo, si utilizas un usuario con el que has iniciado sesión con anterioridad en ese equipo, puede ser necesario forzar la aplicación de la nueva política en el cliente. Si fuera el caso, sería tan fácil como ejecutar la siguiente orden en la línea de comandos:

gpupdate /force

Escribimos la orden y pulsamos la tecla Intro.

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Al hacerlo, el sistema nos informará de que la directiva no se podrá aplicar mientras no reiniciemos sesión. A continuación, nos pregunta si queremos cerrar sesión en este momento.

Escribiremos la respuesta que prefiramos y pulsaremos la tecla Intro.

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Comprobar que todo funciona

Si ahora comprobamos el contenido de la carpeta Documentos en el equipo cliente, vemos que no parece haber cambiado nada desde la última vez (bueno, salvo que han aparecido las carpetas Imágenes, Música y Vídeos)

Contenido de la carpeta Documentos en el equipo cliente.

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Sin embargo, si comprobamos en el servidor la carpeta que actúa de destino en la redirección, comprobamos que los datos se encuentran realmente ahí. Además, ahora es fácil encontrar explicación a que las carpetas Imágenes, Música y Vídeos aparecieran en el cliente, y es que han sido redirigidas.

Contenido de la carpeta Documentos en el equipo en el servidor.

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Con esto, habremos terminado la tarea de hoy. Espero que te haya resultado interesante.