Crear carpetas personales para los usuarios en Windows Server 2016

Uno de los primeros beneficios que podemos obtener de la implantación de un directorio activo es la creación de un espacio de almacenamiento (una carpeta) en el servidor, donde cada usuario pueda almacenar su información particular.

Dentro de la carpeta contenedora, cada usuario dispondrá de una subcarpeta propia que, según la configuración que vamos a hacer aquí, tendrá el mismo nombre que la cuenta de usuario (aunque, si no te gusta esta idea, se podría elegir cualquier otro).

Mientras que el espacio compartido consiste en una carpeta en el servidor, en el cliente se verá como una unidad de red.

Para realizar este trabajo, lo subdividiremos en tres tareas:

  • Crear en el servidor la carpeta compartida que actúe como contenedora para todas las carpetas de los usuarios.

  • Establecer permisos para compartir.

  • Configurar una carpeta compartida en la cuenta de cada usuario

  • Acceder desde el equipo cliente a la carpeta compartida.

Crear en el servidor la carpeta contenedora

Como acabamos de indicar más arriba, lo primero que debemos hacer será crear una nueva carpeta en el disco duro del servidor para que actúe como recipiente donde guardar las carpetas personales de los usuarios.

Esta carpeta deberá estar compartida y tener definidos los permisos necesarios.

Comenzamos por hacer clic sobre el icono del explorador de archivos.

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La ventana que aparece muestra todas las unidades de almacenamiento conectadas a nuestro servidor. Aquí elegiremos el lugar donde crear la carpeta.

Para este ejemplo, hacemos doble clic sobre Disco local (C:)

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Como en cualquier otro sistema Windows, para crear una nueva carpeta sólo tenemos que hacer clic con el botón derecho del ratón en el lugar elegido (en nuestro caso la carpeta raíz de C:).

En el menú de contexto que aparece elegimos Nuevo y a continuación Carpeta.

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Después de esto, sólo quedará bautizarla con el nombre adecuado.

En nuestro caso, escribimos Personal.

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Establecer permisos para compartir

Una vez creada la carpeta, debemos cambiar los permisos para que puedan acceder los usuarios que nos interesen. En este ejemplo, autorizaremos el acceso a todos los usuarios del grupo Usuarios de dominio.

Para lograrlo, comenzamos por hacer clic sobre ella con el botón derecho del ratón.

En el menú de contexto que aparece elegimos Propiedades.

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Aparecerá una ventana titulada Propiedades:, seguido del nombre de la carpeta. En ella, elegimos la solapa Compartir.

… Y dentro hacemos clic sobre Uso compartido avanzado.

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Al hacerlo, aparece la ventana Uso compartido avanzado. Aquí, tendremos que activar la opción Compartir esta carpeta para que se habiliten el resto de las opciones.

De forma predeterminada, el nombre que se utilizará para etiquetar el recurso compartido coincide con el nombre de la carpeta pero, si queremos, podemos cambiarlo, aunque yo lo dejaré como está.

Otro aspecto a tener en cuenta es que, cuando un usuario del sistema obtenga la lista de carpetas compartidas por el servidor, obtendrá el nombre de todas las carpetas compartidas por todos los usuarios, aunque no tenga permisos para ver su contenido. Para evitar que una carpeta se muestre, deberemos terminar el texto incluido en el campo Nombre del recurso compartido con un carácter ‘$’. Por ejemplo, en la siguiente imagen, en lugar de Personal escribiríamos Personal$.

Para continuar, haremos clic sobre el botón Permisos.

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De forma predeterminada, el grupo Todos (es decir, todos los usuarios), tiene permiso de lectura sobre la carpeta que estamos compartiendo. Aunque es prácticamente lo mismo, parece más adecuado que los permisos sobre la carpeta pertenezcan al grupo Usuarios del dominio. Además, este grupo debe tener control total sobre la carpeta, por lo que a continuación procedemos a efectuar los cambios.

Comenzamos por seleccionar el grupo Todos y hacer clic sobre el botón Quitar.

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Después, hacemos clic sobre el botón Agregar, para añadir el grupo Usuarios del dominio.

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Cuando aparezca la ventana Seleccionar Usuarios, Equipos, Cuentas de servicio o Grupos, podríamos escribir directamente el nombre del grupo Usuarios del dominio, pero en lugar de eso, lo buscaremos, para asegurarnos de que no cometemos errores al escribirlo.

Hacemos clic sobre el botón Avanzadas.

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Veremos que la ventana Seleccionar Usuarios, Equipos, Cuentas de servicio o Grupos, aumenta de tamaño e incluye más opciones. Ahora nos dirigimos al cuadro de texto que hay junto a Empieza con y escribimos el principio del nombre del grupo que estamos buscando…

… y hacemos clic sobre el botón Buscar ahora.

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En la parte inferior aparecerán todos los objetos del dominio que coinciden con el texto que hemos escrito.

Ahora sólo tenemos que elegir el grupo correcto y hacer clic en el botón Aceptar.

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Veremos que la ventana vuelve a su aspecto anterior, pero ahora contiene el grupo Usuarios del dominio.

Sólo queda hacer clic sobre Aceptar.

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De vuelta en la ventana de permisos, nos aseguraremos de seleccionar el grupo Usuarios del dominio y haremos clic en el cuadro de selección que permite darle al grupo el control total sobre la carpeta.

Hacemos clic en Aceptar y podemos cerrar todas las ventanas.

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Configurar una carpeta compartida para cada usuario

Una vez creada la carpeta contenedora, tendremos que configurar las cuentas de cada usuario para que la utilicen como lugar de almacenamiento en red. Esta tarea la completaremos desde la herramienta Usuarios y equipos de Active Directory.

Para abrirla, comenzaremos por hacer clic sobre el menú Inicio.

A continuación, hacemos clic sobre el elemento Administrador del servidor.

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Una vez abierto el administrador del servidor, haremos clic sobre su menú Herramientas.

… Y, en su interior, elegimos Usuarios y equipos de Active Directory.

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Una vez abierta la herramienta, nos dirigimos al lugar donde se encuentran las cuentas de usuario sobre las que queremos actuar y las seleccionamos. Recuerda que podemos utilizar las teclas Mayúsculas (Shift) o Control (Ctrl), y combinarlas con el clic del ratón para realizar selecciones múltiples.

Una vez seleccionadas las cuentas, hacemos clic sobre cualquiera de ellas con el botón derecho del ratón.

En el menú de contexto que aparece, elegimos Propiedades.

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Veremos que aparece una ventana titulada Propiedades de múltiples elementos, esto es debido a que, como teníamos varias cuentas seleccionadas a la vez, los cambios que hagamos ahora afectarán a todas ellas al mismo tiempo.

En esta ventana, elegiremos la solapa Perfil y, dentro de ella, activaremos la opción Carpeta particular. Podríamos hacer que la carpeta compartida se mostrara como una carpeta más dentro del árbol de directorios del cliente. En ese caso, elegiríamos la opción Ruta de acceso local e indicaríamos el lugar adecuado en el cuadro de la derecha.

Sin embargo, pienso que queda más claro si el cliente percibe el almacenamiento compartido en el servidor como una unidad de almacenamiento en red, independiente de su árbol de directorios local. Por este motivo, haremos clic sobre Conectar y elegiremos una letra de unidad en la lista. En este caso, dejaremos el valor predeterminado (Z:).

Lo siguiente será indicar la ubicación de la carpeta compartida. Esto se hace siguiendo la siguiente sintaxis:

\\servidor\carpeta_contenedora\carpeta_compartida

Estudiemos por separado cada parte de la ruta anterior:

  • servidor es el nombre del controlador de dominio que contiene la carpeta. En nuestro caso, server-2016-a.

  • carpeta_contenedora representa el nombre de red con el que se comparte la carpeta. En nuestro caso, tendremos que escribir: Personal.

  • carpeta_compartida es el nombre que queremos darle a la carpeta del usuario (la carpeta que realmente contendrá sus datos y que estará dentro de la carpeta contenedora). Como estamos configurando varias cuentas a la vez, no podemos escribir un texto cualquiera, porque en ese caso, las carpetas de todos los usuarios se llamarían del mismo modo. Por ese motivo, utilizaremos la variable de entorno %username%, que representa el nombre del usuario. Así conseguiremos que el nombre de la carpeta que almacena los archivos de un usuario tenga el nombre de dicho usuario.

En resumen, la ruta completa para compartir será:

\\server-2016-a\Personal\%username%

Cuando hayamos terminado, hacemos clic en el botón Aceptar.

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Con esto, habremos terminado el trabajo en el servidor. Ahora deberemos comprobar si todo funciona desde el lado cliente.

Acceder desde el equipo cliente a la carpeta compartida

Una vez en el equipo cliente, comenzaremos por abrir el explorador.

Hacemos clic en el icono que lo representa dentro de la Barra de tareas.

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Al hacerlo, se abre una ventana del explorador de archivos titulada Este equipo. En ella aparece la unidad de red. Incluso muestra el nombre de la carpeta, su ubicación en el servidor y la letra que le asociamos.

Para ver su contenido , hacemos doble clic sobre ella…

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… Aunque en estos momentos aún se encuentra vacía.

A modo de ejemplo, creamos una carpeta…

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… Le ponemos un nombre que nos permita identificarla fácilmente.

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A continuación, también creamos un nuevo archivo de prueba…

En la imagen vemos los dos elementos nuevos en la ventana.

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Si en este momento vamos al controlador de dominio y comprobamos el contenido de la carpeta del mismo usuario, obtendremos exactamente el mismo resultado…

Los elementos que ha creado el usuario están en su carpeta del servidor.

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Y hasta aquí el artículo de hoy. Espero que te resulte útil.