Crear una carpeta compartida entre los usuarios de un grupo en Windows 8.1

Hace unos días, aprendimos Cómo compartir tus datos con otro usuario en Windows 8.1. Sin embargo, serán pocas las ocasiones en que nos interese este tipo de solución. La mayoría de las veces, puede que prefieras crear una carpeta que actúe como punto de encuentro entre diferentes usuarios del equipo, donde puedas dejar archivos que otros usuarios puedan leer o modificar libremente y, después, acceder tú a dichos cambios.

Además, para completar la idea, aprenderemos a restringir los usuarios que pueden acceder sólo para aquellos que formen parte de un determinado grupo.

Para llevar a cabo la tarea, seguiremos los siguientes pasos:

  • Crear la carpeta que vamos a compartir
  • Modificar los usuarios que tienen permisos sobre la carpeta
  • Comprobar que todo funciona correctamente

Crear la carpeta a compartir

Para asegurarnos de que la carpeta compartida está accesible a todos los usuarios que necesitemos que accedan, la ubicaremos dentro de la carpeta Acceso público, una carpeta donde realmente sí que puede acceder todo el mundo. Por lo tanto, lo primero que haremos será dirigirnos hasta ella

1

Comenzaremos por abrir el Explorador de archivos, haciendo clic sobre el icono que lo representa en la barra de tareas.

A continuación, nos dirigimos hacia el volumen donde se encuentra instalaco el sistema operativo. En nuestro caso, el etiquetado como Disco local (C:).

2

Hacemos doble clic sobre Disco local (C:).

La ventana cambia para mostrarnos las carpetas que hay en el directorio raíz del volumen.

3

Para seguir, hacemos doble clic sobre la carpeta Usuarios.

En su interior, observamos una carpeta por cada una de las cuentas de usuario que hayamos creado en el sistema, además de una carpeta titulada Acceso público.

4

Hacemos doble clic sobre Acceso público.

Una vez en el interior de la carpeta Acceso público, estamos listos para crear la nueva carpeta compartida. Para lograrlo, basta con hacer clic, con el botón derecho del ratón sobre cualquier lugar libre del área de trabajo de la ventana.

5

En el menú de contexto que aparece, elegimos la opción Nuevo y, después, Carpeta.

Al hacerlo, conseguimos una nueva carpeta, con un nombre predeterminado, seleccionado para ser editado. Basta con escribir el nombre que queremos que tenga (en nuestro ejemplo, Compartida padres, ya que ese es el uso que prevemos darle)

6

Escribimos el nuevo nombre y pulsamos Intro.

Con esto, ya tenemos la carpeta. Ahora, sólo falta asignarle los permisos adecuados.

Modificar los usuarios que tienen permisos sobre la carpeta

Para comenzar, hacemos clic, con el botón derecho del ratón sobre la carpeta que hemos creado más arriba.

1

… Y, en el menú de contexto que aparece, elegimos la opción Propiedades.

Al hacerlo, conseguimos que se abra una ventana titulada Propiedades: seguido del nombre de nuestra carpeta. En ella, hacemos clic sobre la solapa Seguridad.

2

Y, a continuación, hacemos clic sobre el botón Opciones avanzadas.

De esta forma, conseguiremos que se abra la ventana Configuración de seguridad avanzada para la carpeta, donde podremos indicar los usuarios, o grupos de usuarios que tendrán acceso a la misma. Sin embargo, el primer escollo que debemos superar consiste en que la carpeta ha heredado los permisos de la carpeta que la contiene (es decir, de Acceso público), y no podremos cambiarlos sin deshabilitar dicha herencia.

A modo de curiosidad, puedes observar que, aunque nosotros vemos la ruta como C:\Usuarios\Acceso público, internamente, el sistema la trata como C:\Users\Public.

3

Por lo tanto, comenzamos por hacer clic sobre el botón Deshabilitar herencia.

Cuando lo hacemos, tendremos dos opciones:

  • Convertir los permisos heredados en permisos explícitos: Es decir, romper la herencia, pero dejar todos los permisos como están.
  • Quitar todos los permisos heredados: Es decir, eliminar todos los permisos, algo que en este caso no nos conviene, porque tendríamos que asignarlos desde cero.

4

Por lo tanto, hacemos clic sobre la primera opción.

Ahora, ya podemos empezar a quitar permisos para acceder a los usuarios que no nos interesen. Por ejemplo, comenzamos por el grupo Todos (que representa a todos los usuarios del equipo, algo que no queremos).

5

Hacemos clic sobre Todos y, a continuación, sobre el botón Quitar.

Lo mismo nos ocurre con los usuarios interactivos que, en definitiva, son todos los que pueden iniciar una sesión de forma local (es decir, en nuestro caso, todos).

6

Hacemos clic sobre Interactive y, a continuación, sobre el botón Quitar.

Ahora, pasamos a añadir el grupo que sí queremos que tenga permisos sobre la carpeta.

7

Para lograrlo, hacemos clic sobre el botón Agregar.

De esta forma, conseguimos una ventana donde añadir los permisos para la carpeta. En ella, comenzaremos por elegir el usuario o grupo al que queremos darle dichos permisos.

8

Hacemos clic sobre el enlace Seleccionar una entidad de seguridad.

A continuación, en la ventana Seleccionar Usuario o Grupo, dentro del cuadro Escriba el nombre de objeto para seleccionar, escribimos el nombre del grupo al que queremos otorgarle los permisos. En nuestro caso, el grupo padres que tenemos de un artículo anterior.

9

… Y hacemos clic sobre el botón Comprobar nombres.

Al hacerlo, comprobarás que el nombre que habías escrito es sustituido por un valor más completo, que incluye el nombre del equipo (en nuestro caso, SOMEBOOKS-WIN\Padres).

10

Si todo es correcto, podemos hacer clic sobre el botón Aceptar. Si no, sólo tenemos que repetir el paso anterior con el nombre adecuado.

Así, habremos vuelto a la ventana anterior (Entrada de permisos para…), aunque ahora podemos comprobar en la parte superior que la Entidad de seguridad seleccionada coincide con nuestra elección anterior.

Sólo queda hacer clic, en el área de Permisos básicos, sobre la entrada Control total y comprobar que quedan seleccionados todos los permisos.

11

… Y para terminar, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

De vuelta en la ventana de Configuración de seguridad avanzada, comprobamos que aparece la nueva entrada en la lista de entidades de seguridad con permisos sobre la carpeta.

12

Si todo es correcto, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

Después de esto, estamos listos para que los miembros del grupo Padres comiencen a utilizar la nueva carpeta compartida. Ya podemos cerrar todas las ventanas que aún queden abiertas.

Comprobar que todo funciona correctamente

Para comprobar el funcionamiento de la carpeta, basta con iniciar sesión con cualquiera de los usuarios del grupo y desplazarnos hasta la carpeta compartida. En ella vamos a crear un archivo a modo de ejemplo.

1

Hacemos clic, con el botón derecho del ratón, sobre cualquier espacio libre de la ventana y, en el menú de contexto que aparece, elegimos Nuevo y, a continuación, Documento de texto.

El nuevo documento se creará con el nombre predeterminado en modo edición.

2

Escribimos el nombre que queramos darle al archivo.

A continuación, iniciamos sesión con otra cuenta del grupo Padres y volvemos a desplazarnos hasta la carpeta compartida.

3

Comprobaremos que no sólo podemos ver el archivo, sino que incluso podemos modificarlo.

Sin embargo, cuando iniciamos sesión con un usuario que no forma parte del grupo Padres, cuando intente acceder a la carpeta recibirá un mensaje indicándole que no tiene permiso para hacerlo. La ventana le da la opción de obtener permiso de forma permanente haciendo clic sobre el botón Continuar.

4

Hacemos clic sobre el botón Continuar para comprobar qué ocurre.

Sin embargo, aparece la ventana del Control de cuentas de usuario pidiendo que introduzcamos la contraseña del usuario que actúa como administrador.

5

Lógicamente, un usuario normal no debe conocer esta contraseña y no podrá continuar.

De todos modos, si el usuario se pone en contacto con el administrador y éste decide autorizarlo, no tendrá que volver a editar la Configuración de seguridad avanzada. Bastará con escribir su contraseña para otorgar permisos a esta cuenta.

Como ves, se trata de una característica muy sencilla de manejar pero que nos ofrece unas posibilidades interesantes. Además, puedes utilizar nuestro artículo Crear un acceso directo a un elemento del sistema para crear un icono en el escritorio de cada usuario del grupo con el fin de facilitar el acceso a la carpeta compartida

Espero que te resulte útil.