Administrar la cola de impresión en Ubuntu 18.04 LTS

Introducción

Las impresoras no son infalibles. En ocasiones, cuando enviamos un documento a imprimir descubrimos que se ha quedado sin tinta, o que ha sufrido cualquier incidente que le impide realizar adecuadamente su función y necesitaremos cancelar el trabajo que hemos enviado. Otras veces, puede que se encuentre imprimiendo una serie de documentos y necesitemos cambiar el orden, dando prioridad a unos sobre otros.

En estos casos, es fundamental acceder a la cola de impresión para detener, pausar cambiar la preferencia, etc., de los documentos que aguardan para ser impresos.

Para administrar la cola de impresión, deberemos comenzar por abrir el complemento Impresoras, de la herramienta Configuración de GNOME.

Para abrirla, bastará con hacer clic sobre el Botón de rejilla (Grid), en la parte inferior del Tablero, para mostrar todas las aplicaciones. Cuando se abra la vista de aplicaciones, podremos hacer clic sobre el icono Configuración, como en otros artículos, luego elegir Dispositivos y, finalmente, Impresoras.

Sin embargo, hoy cogeremos un atajo. Si comienzas a escribir la palabra Impresora en el cuadro de búsqueda, verás que, además de las aplicaciones que puedan contener el texto escrito como parte de su nombre, debajo aparecen otros elementos del sistema en los que también coincida la búsqueda. En particular, aparece la opción Impresoras dentro de Configuración.

Efectivamente, cuando se abra la ventana, comprobaremos que ya estamos en la opción Impresoras, dentro de la categoría Dispositivos. También veremos, en el panel de la derecha, todas las impresoras que tengamos disponibles (en mi caso, una impresora física y otra virtual, que nos permite crear documentos en formato PDF).

Además, en la ventana anterior, observamos que la primera impresora tiene tres trabajos activos.

Administración básica de los trabajos de impresión

Para acceder a la administración básica de los trabajos de impresión, sólo tenemos que hacer clic sobre el botón que muestra el número de trabajos activos ().

Al hacerlo, aparecerá una nueva ventana donde se relacionan dichos trabajos. Por cada uno de ellos tendremos su nombre, el estado en el que se encuentran y dos botones: el primero () nos permitirá poner en pausa el trabajo y el segundo () detenerlo definitivamente.

Además, disponemos de un botón () que nos permite eliminar todos los trabajos pendientes de una sola vez. Algo muy útil si lo que tenemos es un error que no tiene una solución inmediata.

Si ponemos un documento en pausa, el botón cambiará de aspecto () y al pulsarlo de nuevo recuperaremos la tarea de impresión.

Administración avanzada de los trabajos de impresión

A pesar de que, en la mayoría de los casos, las opciones anteriores suelen ser más que suficientes, Ubuntu mantiene aún la ventana de administración clásica, donde se pueden encontrar algunas más.

Al hacerlo, se abrirá la ventana Impresoras – localhost, con un icono representando a cada una de las impresoras instaladas. Observa que, en nuestro ejemplo, el programa nos indica que, la impresora donde hemos enviado los trabajos de impresión, está teniendo un problema.

Para administrar los trabajos de impresión, comenzaremos por hacer clic, con el botón derecho del ratón, sobre la impresora que vamos a configurar (en nuestro ejemplo, la impresora HP-Deskjet-3630-series_8E508C_).

Al hacerlo, conseguiremos que se muestre una ventana titulada Estado de impresión del documento y, entre paréntesis, el nombre de la impresora sobre la que estamos actuando.

En la ventana, obtenemos numerosa información sobre cada documento:

• El número de la tarea

• El usuario que la ha enviado

• El título del documento

• La impresora que lo está imprimiendo

• El tamaño

• La hora a la que se envió

• El estado en el que se encuentra.

Para intervenir sobre cualquiera de los documentos relacionados, sólo habrá que hacer clic sobre él, con el botón derecho del ratón.

Entre las opciones que aparecen en el menú de contexto, encontramos las siguientes:

• Cancelar: Interrumpe la impresión del trabajo y lo elimina de la cola de impresión.

• Retener: Detiene el trabajo de impresión. Además, en el menú de contexto, se habilitará la opción Liberar. También se podrán en estado Retenido los trabajos enviados a una impresora que se encuentre fuera de línea.

• Liberar: Permite continuar un trabajo que se encuentre retenido.

• Reimprimir: Vuelve a comenzar el trabajo desde el principio.

• Mover a: Cuando tenemos varias impresoras conectadas conectadas al sistema (directamente o a través de la red), esta opción permite mover un trabajo a la cola de impresión de una impresora diferente.

• Autenticar: Cuando el acceso a una impresora es a través de la red y necesitamos autenticarnos para usarla, esta opción permite introducir las credenciales.

• Ver atributos: Muestra las propiedades de trabajo de impresión.

Aunque no vamos a explicar todas las opciones en detalle, sí que nos detendremos en las que consideramos más interesantes.

Por ejemplo, como hemos mencionado más arriba, la opción Ver atributos nos ofrece una ventana con los detalles del trabajo de impresión. En ella podemos ver el juego de caracteres que emplea, el idioma, el tipo de archivo, su tamaño, el número de páginas que ya han sido impresas, la prioridad y muchos de talles más.

Si la impresora donde hemos enviado el trabajo presenta algún problema, como es nuestro caso, puede ser una buena idea usar la opción Mover a, que nos muestra una lista con el resto de las impresoras instaladas.

Basta con elegir cualquiera de ellas para que el trabajo de impresión le sea reasignado y comience a imprimirlo.

Por último, también podemos utilizar la opción Cancelar, para eliminar un trabajo de la cola de impresión.

A diferencia del apartado anterior, aquí sí recibiremos un aviso para evitar eliminaciones accidentales.

Y esto es todo por el momento. Espero que te resulte útil.