Generar documentos PDF en Windows 11 con PDFCreator
En Windows, encontramos muchas aplicaciones que son incapaces de exportar sus documentos al formato PDF. Sin embargo, disponemos de una alternativa muy eficaz: instalar un programa que actúe como una impresora virtual.
Al hacerlo, cualquier documento que enviemos a dicha impresora, en realidad, se convertirá en un documento con formato PDF. De este modo, cualquier aplicación que sea capaz de imprimir un documento, podrá obtener también sus resultados en formato PDF.
Un programa que ofrece esta funcionalidad es PDFCreator que, además de producir documentos en formato PDF, también permite hacerlo a otros formatos, como JPG, PNG, TIF, etc.
Entre otras características, es capaz de restringir el acceso a los archivos generados mediante una contraseña y un cifrado AES de 128 bits, permite firmar los documentos generados para garantizar su procedencia, une varios documentos en un único archivo, comprime y redimensiona imágenes para optimizar el tamaño de los documentos y admite diferentes perfiles para utilizarlos en distintos tipos de tareas. Incluso permite que lo controles desde otro programa mediante una interfaz COM (Component Object Model), entre otras muchas características.
Además, PDFCreator es gratuito y ofrece su código fuente principal bajo los términos de la licencia AGPL (GNU Affero General Public License), aunque incluye módulos con otras licencias libres. También disponemos de versiones con coste para profesionales, servidores y terminal servers.
Cómo obtener PDFCreator
Para descargar PDFCreator, basta con acceder a la página de pdfforge, la empresa alemana que hay detrás de PDFCreator, y de otros productos, como PDF Architect o PDFCreator Online. La encontramos en https://www.pdfforge.org/.
Una vez en la página, hacemos clic en el icono que despliega su menú.
Así, obtenemos una lista con enlaces a todos los productos y servicios de pdfforge.
Para nuestro ejemplo, hacemos clic sobre el enlace PDFCreator Free.
Esto nos lleva a la página de descarga.
… Donde podemos limitarnos a hacer clic sobre el botón Free Download.
Al hacerlo, la página cambia para agradecernos la descarga y avisarnos de que el proceso comenzará en unos segundos. Si, finalmente, esto no ocurre, disponemos de un enlace que inicia la descarga de forma manual.
En mi caso, la solución manual no fue necesaria y la descarga comenzó sin contratiempos.
Como es un archivo bastante pequeño, solo tarda un momento en descargarse.
Instalar PDFCreator
A partir de aquí, dependerá del navegador que estés usando. En el caso de Microsoft Edge (y de algunos otros), dispone de un botón que nos permite administrar las descargas (que, además, de despliega automáticamente cuando estamos descargando). De este modo, para ejecutar el instalador, solo tengo que hacer clic sobre el enlace Abrir archivo que hay bajo su nombre.
Si en tu caso no es así, bastará con abrir el Explorador de archivos, desplazarte hasta la carpeta Descargas y hacer doble clic sobre el archivo que acabas de descargar.
Ejecutamos el instalador.
Como es habitual, el Control de cuentas de usuario nos avisa de que hay un programa intentando ejecutarse.
Continuamos haciendo clic sobre el botón Sí.
Al hacerlo, obtenemos una nueva ventana con el asistente de instalación (yo, además, he cerrado la ventana del navegador para simplificar las imágenes).
Aquí, comenzaremos seleccionando el idioma con el que usaremos el programa. En mi caso, el valor predeterminado es el correcto, por lo que no tengo que cambiarlo.
El asistente también nos informa de que estamos a punto de instalar PDFCreator y la versión de evaluación de PDF Architect. Este último, además de obtener archivos PDF, nos permitirá modificar los que ya tengamos creados.
Aún así, como yo no estoy interesado en PDF Architect, hago clic en el botón de configuración que se muestra en la parte superior derecha.
Así obtenemos un panel lateral, que nos permite elegir cuatro aspectos diferentes:
-
Crear un acceso directo para PDFCreator en el Escritorio de Windows.
-
Integración con el Explorador de archivos.
-
Instalar PDF Architect.
-
Elegir el directorio donde instalar el programa.
Para este ejemplo, dejaré todos los valores predeterminados, excepto la casilla correspondiente a PDF Architect, que la desmarcaré.
Cuando estemos listos, hacemos clic sobre el botón Instalar.
Como hemos deshabilitado la instalación de PDF Architect, el asistente nos anima a cambiar de opinión, mencionándonos algunas de sus capacidades…
Aún así, yo haré clic sobre la opción Saltar, para prescindir de esta herramienta.
A partir de ese momento, comienza la instalación del software propiamente dicha.
Nos limitamos a esperar un instante.
Durante el proceso, aparece una nueva pantalla, animándonos a instalar Google Chrome, pero yo tampoco seguiré esta sugerencia.
… Por lo que haré clic sobre el botón Declinar.
… Y el proceso de instalación continúa un instante más.
Finalmente, la pantalla cambia para indicarnos que la instalación se ha completado.
Ya podemos cerrar la ventana y comenzar a usarlo.
También puedes hacer clic sobre el botón Empezar PDFCreator Free.
En ese caso, se abrirá una nueva ventana, ofreciéndonos una gran cantidad de ajustes.
Pero aquí, de momento, no tendremos en cuenta esta opción.
Comprobar el funcionamiento de PDFCreator
El uso básico de PDFCreator es muy sencillo. Basta con usar la opción de impresión de cualquier aplicación y elegir PDFCreator como impresora.
Supongamos, por ejemplo, que tenemos un texto escrito en el Bloc de notas.
Bastaría con elegir la opción Imprimir dentro del menú Archivo.
Como hemos dicho antes, en la lista de impresoras aparecerá PDFCreator. En cualquier caso, ten en cuenta que puedes cambiar la configuración para escoger el nombre que prefieras.
Lo seleccionamos y hacemos clic sobre el botón Imprimir.
Durante unos instantes, parecerá que no pasa nada, pero al poco aparecerá una ventana como la que muestra la imagen siguiente. En ella, podemos escribir el nombre del archivo, elegir un perfil de impresión, un título y añadir un asunto, algunas palabras clave que resuman el contenido y el autor.
Por último, PDFCreator nos ofrece una ventana donde elegir el lugar donde queremos guardar el archivo, el nombre que debe tener y el tipo de archivo que vamos a generar.
Cuando estemos listos, hacemos clic sobre el botón Guardar.
Observa que, en la ventana anterior, disponemos también de otras opciones para enviar el documento por correo electrónico o combinar el documento PDF que estamos generando con otro anterior.
Ya solo nos queda el último paso, para validar nuestras preferencias, pero antes, PDFCreator volverá a recordarnos que podemos instalar PDF Architect. Sin embargo, si no quieres que te vuelva a molestar en el futuro, puedes seleccionar la casilla No mostrar de nuevo esta ventana.
… Y cerrar la ventana
Ahora sí, estamos listos para generar el documento.
Solo falta hacer clic sobre el botón Correcto.
Para comprobar que se ha generado el archivo, solo tenemos que desplazarnos con el explorador de archivos hasta la carpeta adecuada (en mi caso, hasta Documentos).
Y hacer doble clic sobre su nombre.
En mi caso, como no tengo visor de archivos en formato PDF, se me previsualiza en el propio navegador web, pero en tu ordenador puede ser diferente.
Contenido del documento que hemos generado.
Y con esto, podemos cerrar todas la ventanas y dar el trabajo por terminado.
Espero que te haya resultado interesante.
