Cuando nos encontramos en un entorno profesional (oficinas, laboratorios, centros educativos, etc.), no es común que se disponga de muchas impresoras en diferentes lugares de la red. Por el contrario, lo más frecuente es que se disponga de una, o unas pocas impresoras, situadas en una ubicación estratégica para que puedan ser compartidas por un buen número de usuarios.

Las ventajas de esta idea son obvias, ya que no sólo se ahorra en la adquisición de las propias impresoras, sino también en la de sus consumibles. Además, se simplifica su administración (se reduce la cantidad de drivers y el número de recursos compartidos) y también se centraliza.

Para comenzar, veremos cómo establecer la configuración en el lado servidor para compartir una impresora que en este momento es local y sólo está accesible para los usuarios que inicien sesión en el ordenador que actúa como controlador de dominio.

Supondremos que la impresora ya ha sido correctamente instalada y configurada de forma local.

En los siguientes apartados aprenderemos a crear un nuevo grupo cuyos miembros serán todos aquellos usuarios o grupos que estarán autorizados a utilizar la impresora (así, bastará con añadir o quitar miembros a este grupo para controlar quien tiene acceso a la impresora). Después, veremos cómo compartir la impresora sólo con los miembros de ese grupo y, por último, aprenderemos a configurar un equipo cliente para que los usuarios que accedan desde él, y dispongan de permisos, puedan utilizar la impresora.

Crear el grupo de usuarios

Ya vimos en su momento cómo podemos crear un nuevo grupo de usuarios en el Directorio Activo. Aunque básicamente es lo mismo, se ha vuelto a incluir la explicación aquí para ilustrar todos los pasos de una forma secuenciada. No obstante, procuraremos enriquecerlo con algún matiz diferenciador.

En la ventana Usuarios y equipos de Active Directory, hacemos clic en el panel izquierdo, con el botón derecho del ratón, sobre el lugar donde queremos crear el nuevo grupo.

Como en otras ocasiones, aparece la ventana Nuevo objeto – Grupo.

Una vez creado el grupo, le asignamos sus miembros. Este proceso lo podemos hacer justo después de crear el grupo, o en cualquier otro momento.

Comenzamos haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre del grupo.

En la ventana Propiedades del grupo, nos dirigimos a la solapa Miembros que, como podemos ver, de momento se encuentra vacía.

Como en otras ocasiones, nos aparece la ventana Seleccionar Usuarios, Contactos, Equipos o Grupos. Aquí se trata de elegir uno o varios usuarios o grupos. En nuestro caso, pretendemos añadir dos usuarios y, para ver otra forma de utilizar la búsqueda, nos limitaremos a escribir las primeras letras de los nombres de ambas cuentas, separados por un punto y coma (;).

Veremos que, en un solo paso, hemos conseguido que aparezcan ambos usuarios como resultado de la búsqueda.

Ahora, en la ventana de propiedades, ya tenemos a los dos usuarios elegidos, como miembros del grupo.

Compartir la impresora

Como podrás imaginarte, el siguiente paso consiste en compartir la impresora con el grupo que hemos creado en el apartado anterior.

Aparecerá la ventana del Panel de control que, como ya sabrás, contiene la mayoría de los elementos que nos permiten ajustar la funcionalidad básica del equipo.

Aparecerá una ventana titulada Impresoras, que se encuentra dividida en dos paneles. En el panel de la derecha tendremos una línea por cada una de las impresoras que tenemos instaladas (como puedes ver en la imagen, si tenemos instalado algún fax, también aparecerá relacionado en esta ventana).

Cuando localicemos la impresora que pretendemos compartir, hacemos clic sobre ella con el botón derecho del ratón.

A continuación, en la ventana Propiedades de la impresora, nos dirigimos a la solapa Compartir y, en su interior, activamos la opción Compartir impresora.

Esto provocará que se habiliten las opciones contenidas en el cuadro Compartir impresora. En su interior, podemos escribir un nombre para el Recurso compartido (que será el nombre con el que se vea la impresora en la red). De forma predeterminada, aparecerá el mismo nombre que tiene la impresora en el controlador del dominio.

También debemos habilitar la opción Procesar trabajos de impresión en equipos cliente y Mostrar lista en el directorio.

Por último, podremos utilizar el botón Controladores adicionales para que el servidor almacene los controladores necesarios para instalar la impresora en otros sistemas operativos. De esta forma, cuando configuremos la impresora en un equipo cliente, éste podrá descargar automáticamente los controladores para su versión de sistema operativo, directamente desde el servidor. Si embargo en nuestro caso, esto no será necesario.

El siguiente paso consiste en ajustar los permisos, por lo que comenzamos por hacer clic en la solapa Seguridad. A continuación, deshabilitaremos el acceso para el grupo Todos. De esta forma, sólo podrán utilizar la impresora los usuarios que habilitemos a continuación.

Como seguro que esperabas, el siguiente paso será añadir el grupo que hemos creado en el apartado anterior.

Se abrirá la ventana Seleccionar Usuarios, Equipos o Grupos.

Vemos que la ventana cambia de aspecto para mostrarnos las características avanzadas. A continuación, en la lista que hay junto al cuadro Nombre, nos aseguramos de que se encuentre elegida la opción Empieza con y en el cuadro de texto adjunto escribimos ‘grupo‘. De esta forma, encontraremos todos los objetos del Directorio Activo que comiencen con el texto ‘grupo‘.

Como esperábamos, en la parte inferior de la ventana aparecen los objetos que coinciden con los parámetros de la búsqueda.

La ventana Seleccionar Usuarios, Equipos o Grupos vuelve a su aspecto original, pero ahora, contiene el grupo elegido.

De vuelta en la ventana Propiedades de la impresora, hacemos clic sobre el grupo que acabamos de agregar y nos aseguramos de que tenga habilitado el permiso para Imprimir.

Con esto hemos terminado la parte del trabajo que corresponde al servidor. Ya disponemos de una impresora compartida para los usuarios que sean miembros del grupo.

Configuración en el lado cliente

La última etapa consistirá en configurar el cliente para que tenga acceso a la impresora. Como en los casos anteriores, veremos cómo resolver el problema utilizando un cliente que dispone del sistema operativo Windows 7. Para ello, comenzamos por iniciar sesión con una cuenta de usuario que tenga permisos para imprimir.

Cuando se abre la ventana del Panel de Control, obtenemos una representación simplificada de su contenido, algo diferente a la ventana del Panel de Control de Windows Server 2008. Si queremos, podemos hacer que la representación sea parecida a éste, mostrando además una mayor cantidad de opciones, para conseguirlo, sólo tenemos que recurrir a la lista Ver por y elegir, por ejemplo, la opción Iconos grandes.

En la ventana Dispositivos e impresoras vemos que el área de trabajo se divide en dos partes: En la parte superior una colección con diferentes dispositivos y en la parte inferior las impresoras y faxes de los que disponemos en este momento.

A continuación, se abrirá la ventana del asistente para agregar impresoras

Si hemos seguido las indicaciones del apartado anterior, la impresora aparecerá de forma automática en la lista de impresoras de red (en este caso, además, sólo tenemos una).

Lo siguiente que hace el asistente es obtener, desde el servidor, el controlador de la impresora. En este caso, el controlador para Windows 7 coincide con el de Windows Server 2008, pero, en otros casos, para que esto funcione correctamente, puede que hayamos tenido que instalar los controladores adecuados en el paso 4 del apartado anterior.

Poco después, el sistema operativo cliente nos pide que confirmemos si el sistema del que vamos a obtener el controlador es de confianza.

Lógicamente, antes de poder instalar el controlador, deberemos demostrar que tenemos privilegios suficientes para hacerlo, por lo que el sistema nos pedirá un nombre de usuario y una contraseña (normalmente los del administrador).

Poco después, el asistente nos informará de que la impresora se ha agregado correctamente.

A continuación, podemos hacer clic sobre el botón Imprimir una página de prueba, para comprobar que todo funciona correctamente.

Si hemos optado por hacer la página de prueba, deberá aparecer una hoja impresa en la impresora. Además, recibiremos un aviso doble: por una parte, el asistente nos mostrará un aviso informándonos de que se ha enviado la página y, por otra parte, también lo hará el controlador de la impresora (que será el encargado de avisarnos en próximos trabajos de impresión).

En la ventana Dispositivos e impresoras veremos la nueva impresora, con un icono verde que nos indica que está lista para ser utilizada.